VDC – när traditionellt arbetssätt inte räcker!

Jessica skickade i sitt senaste blogginlägg med en fråga till mig att försöka besvara, ”vilken är den stora vinningen med att arbeta med VDC i ditt uppdrag?”

Den frågan skulle jag, Thomas Söderlund på Tyréns i Kalix, vilja svara på genom att beskriva en utmaning jag i egenskap av uppdragsansvarig ställdes inför i vårt första utredningsuppdrag i ”nabolandet” Norge.

Sedan något år tillbaka har Tyréns ramavtal med BaneNOR för genomförande av utredningar och tekniska huvudplaner. Till vår stora glädje i Nord så räknade vi hem företagets första utredningsuppdrag på detta ramavtal hösten 2018, ett uppdrag som bland annat innefattade att finna bästa tänkbara lokalisering för ny timmerterminal i Telemark, väster om Oslo. Idag är jag glad över att jag under samma period genomförde ett kompetenslyft inom VDC-metodiken för man kan lugnt säga att VDC blev verktyget att korta ledtider och spara stora pengar i uppdraget, och det var nödvändigt på grund av det dilemma uppdraget ställdes inför under 2018 års sista månad.

Uppdraget levde under deltider som under inga förutsättningar fick ändras, BaneNOR hade låsta tider för leverans till sin uppdragsgivare, Jernbanedirektoratet. Uppdraget hade vidare i det inledande arbetet med att finna lämpliga platser för Timmerterminalen landat i en stor omfattning av möjliga alternativ. Och för att kunna hålla sluttiden måste projektet göra väl grundade avvägningar och beslutat vilka tre alternativ som skulle gå vidare till fördjupat arbete under februari och mars månad senast den 1 februari 2019. Som uppdragets ansvarige insåg jag där och då, i början av december, att vi stod inför ett riktigt stort problem…23 alternativ skulle ned till 3 alternativ och det på mindre än två månader där dessutom en jul och nyårshelg ”störde” vårt arbete. Vidare medförde mängden alternativ en stor kostnadspåverkan för såväl oss som vår kund. Ett traditionellt utredningsarbete där vi som konsult först upprättar en utredning innehållande 23 alternativ med tillhörande konsekvensanalyser och värderingar varefter kunden skulle ta vid att granska och komma med synpunkter varpå vi sedan skulle hantera dessa inspel skulle helt enkelt inte fungera.

Lösningen blev VDC metodiken och valda delar ur denna. Bilden är tagen vid ett väldigt avgörande skede i arbetet med att nå tre utvalda alternativ den 1 februari, ett ICE möte under två dagar i Luleå i mitten av januari. Ett möte som föregåtts av nogsamma förberedelser av samtliga parter och där agendan och målet för dagarna var tydlig. Målet var att innan vi skiljdes åt skulle projektet gemensamt ha valt 3 alternativ till vidare och fördjupade studier.


ICE-möte med deltagare från BaneNOR, Tyréns, Concreto och Pir 2.

Processen kan sammanfattas i följande punkter:

  1. Planering av ICE-mötet, tidpunkt, omfattning i tid, tydlig agenda med tydliga mål, parter med mandat som måste medverka samt klarläggande av vad samtliga mötesdeltagare måste göra för förberedande arbete innan ICE mötet.
  2. Tillskapandet av ett verktyg, i detta fallet utformat som en ”arbetsmatta” i Excel, där samtliga tekniker gavs i uppdrag att sammanfatta förutsättningar och konsekvenser för respektive kvarstående alternativ (23 st).
  3. Framtagning av illustrativa redovisningar av samtliga 23 alternativ på lämplig skissnivå.
  4. Under slutet av december och första hälften av januari dokumenterade sedan samtliga tekniker sina iakttagelser i framtagen ”arbetsmatta” samt värderade i beslutad färgskala vilken måluppfyllelse respektive alternativ bedömdes få.
  5. Med detta underlag och förberedande arbete träffades sedan projektgrupp och beställare för ett två dagars ICE möte i Luleå.
  6. Dag 1 inleddes med att spåransvarige gick igenom förutsättningar samt för- och nackdelar utifrån ett funktionsperspektiv för var och ett av de 23 alternativen. Vid varje genomgång stämdes skrivningar och värderingar av måluppfyllelse som teknikansvariga formulerat innan ICE mötet av med det som genomgången givit. Vid behov justerades skrivningar och måluppfyllelse direkt i ”arbetsmattan”. Dag 1 resulterade i en genomgången och aktuell ”arbetsmatta”. En arbetsmatta som sedan var grunden för det arbete som gjordes dag 2 på mötet.
  7. Dag 2 inleddes med en indelning av mötets deltagare i tre grupper med blandad sammansättning och teknisk bakgrund. Ett grupparbete ”Favoriten” genomfördes där respektive grupps uppdrag var att ur de 23 alternativen välja ut 4 favoriter med därtill hörande motiveringar.
  8. Resultatet av grupparbetena där respektive grupp skulle leverera 4 utvalda alternativ landade i att vi vid sammanställning av samtliga gruppers urval satt med 5 kvarstående alternativ med därtill hörande motiveringar.
  9. Dag 2 avslutades med att vi åter samlades i helgrupp för gemensam genomgång och värdering av de kvarstående 5 alternativen. En diskussion som slutligen landade i att vi gemensamt, med vår kund, var eniga om vilka tre alternativ som skulle förordas och varför till de fördjupade arbetet under februari och mars 2019.

Sammanfattningsvis kan jag konstatera att VDC-metodiken i detta fall med stor säkerhet kortade tidplanen med flera veckor, troligtvis ca en månad, vilket möjliggjorde att vi kunde hålla såväl leveranstider som budget i uppdraget. Nyckeln för denna framgång var nogsam planering och förberedelse inför mötet, tydlig agenda och mål för ICE dagarna och mötesdeltagare med mandat att fatta beslut. Är övertygad om att VDC kan tillämpas i de flesta uppdrag vi driver på Tyréns och där hjälpa oss att hålla deltider och säkerställa ett kostnadseffektivt genomförande.

En fråga som man kan fundera på till nästa gång är hur och om VDC metodiken är skalbar så att metodiken kan tillämpas i den stora variation av uppdrag och processer som vi driver på Tyréns? Och vilka vinster vi kan nå bara genom att tillämpa enskilda delar i VDC metodikens stora ”verktygslåda”?

Välj blogg och få våra viktigaste inlägg en gång i veckan direkt till din inkorg