VDC-verktygen är effektiva när vi förstår hur de gynnar våra projekt

I detta inlägg är det min kära kollega Cina på kontoret i Stockholm som har äran att berätta om VDC i sitt projekt. Här kommer en liten inledande presentation av henne.

Cina Broquist jobbar som projektledare på Tyréns i Stockholm. Hon har jobbat på Tyréns sedan 2012. Cina är VDC processledare i ett järnvägsuppdrag i Region Öst som jobbar med utbyggnad av Mälarbanan från två till fyra spår norr om Stockholm mellan Huvudsta och Spånga. Detta är den sista etappen i Trafikverkets fyrspårsutbyggnad på Mälarbanan mellan Stockholm och Kallhäll (läs mer på trafikverket.se). Projektet drivs i samverkan mellan Tyréns och Trafikverket och projektet tillämpar också VDC. Vi är över 100 Tyrénare projektet, inom ca 25 teknikområden och spridda över ca 20 kontor från Kalix i norr till Kristianstad i söder.

Andreas ställde en fråga i sitt senaste blogginlägg inom VDC: Hur står det till i dina projekt? Frågan gällde mätbara projektmål och om vi har tydliga mål och agendor inför möten. Jag önskar, precis som Andreas, att jag kunde svara ett rungande JA på frågan att vi alltid har det. Nej, inte alltid, men oftast.

Det omfattande infrastrukturprojekt jag jobbar i drivs med VDC och i samverkan med beställaren. Den stora fördelen med det är att vi jobbar aktivt med frågor som rör mätbara mål och tydliga mötesstrukturer. Sen kör vi varje vecka större mötesdagar (ICE-dagar) med bred involvering. Bilden nedan visar en ICE-dag (samlokaliserad mötesdag) i mötesrummet ”Grottan” på Tyréns kontor i Stockholm. På ICE-dagarna deltar både beställarens representant med mandat att fatta större beslut till juniora projektörer. Att ha tydliga mål och sakta se hur målet kommer närmare ger energi. Att gå in i ett möte med ett tydligt syfte och en plan för hur syftet ska uppnås ger fokus och en ökad möjlighet att lyckas. När engagemanget är brett är chansen större att de bästa idéerna kommer fram och att krockar kan undvikas. Att deltagandet är brett ger också projektet tillgång till både djup erfarenhet och den senaste kunskapen.

Samtidigt, att jobba enligt VDC är ingen magisk trollformel. Som i alla andra uppdrag krävs det arbete, engagemang, flexibilitet och uthållighet. Det är ett nytt sätt arbeta som kan innebära nya beteenden och nya rutiner och det handlar om människor. Vi kan ju ha hur många verktyg som helst, men vi får inte full effekt av verktygen förrän vi hjälper människorna som ska jobba med verktygen att förstå dem, faktiskt använda dem och uppskatta dem.

Etablera rutiner och goda vanor, ordning och reda är viktig. Här är mitt råd att ta lite i taget och få det att sitta. Allt på en gång blir bara förvirrande. Kom också ihåg att många jobbar i flera olika projekt där varje projekt har sina rutiner.

Var uthållig, envis och ibland lite obekväm. Räkna med att du måste påminna, upprepa, prova nya vägar och utmana andra att prova nya arbetssätt. Och, lita på din instinkt. Om du känner att något att ”det här kan verkligen fungera” eller ”det här känns fel”, lita på den känslan och agera. Beroende på vilken roll du har kan detta kännas mer eller mindre bekvämt. Men, lita på din instinkt.

Lyhördhet och flexibilitet är viktigt. Verktygen är till för projektet och inte tvärtom. Om något verktyg från VDC inte fungerar, fundera på hur du kan anpassa det till just ditt projekt. Alla verktyg i VDC:s verktygslåda tillsamman är effektivt, men de behöver inte alltid se likadana ut.

Det ger effekt att följa upp och mäta. Att kunna visa fakta/siffror/feedback på hur något fungerar är väldigt tydligt och talande. Det kan verkligen vara en hjälp för att få igång viktiga diskussioner, processer och förståelse i uppdraget. Så sätt mål och följ upp. Och bli inte uppgiven om det i början känns svårt att sätta mätbara mål.

Och som sagt, människor och kommunikation är kärnan. Många gånger inom VDC-projekt är det stora grupper som är engagerade. Det går inte för alla att få som de vill alltid. Men försök att inkludera alla, lyssna på alla, fråga och bekräfta att du hört vad någon säger och försök sedan vara tydlig med vad som går att göra och vad som inte går att göra. Ta hand om erfarenhet och både ny och gammal kunskap. Alla tillsammans för projektets bästa!

Hur motiverar du dina projektmedlemmar?

Välj blogg och få våra viktigaste inlägg en gång i veckan direkt till din inkorg