#1 – Att involvera (ICE)

Fram till januari kommer jag att skriva en VDC-serie i fyra delar här på Projektledarbloggen. Jag, tillsammans med mina kollegor, hoppas på att väcka tankar och funderingar hos er läsare. Vi hoppas också att i slutet av serien att ni, som vi, ser möjligheterna med VDC.

Har du någonsin suttit på ett möte, suttit på sidan och har haft en superbra idé men bara gett upp den för att utrymmet för att uttrycka den var obefintlig? Eller du kanske har förklarat din idé gång på gång men har bordlagts möte efter möte för att andra saker är viktigare. Du kanske rentav inte ens var kallad till det där mötet. Viktig kunskap förblir ofta outnyttjad och/eller när den väl nyttjas, är man i många fall sent ute.

Du kanske som beställare har blivit kallad till ett möte mitt i projekteringsfasen, hamnat där på mötet, suttit och kliat dig i huvudet samtidigt som du funderat över ifall alla dessa saker verkligen är så självklara som dessa ufon får det att framstå som? Eller du kanske har undrat vad det är som tar sådan tid, det är väl bara att projektera? Varför ska du ens vara med på projekteringsmöten, du ska väl inte projektera något? Ibland får du ett mail från tomma intet där de ber dig att ta ett beslut. Vad exakt ska beslutas?

Detta är problem och frågeställningar som råder i de flesta projekt. Ett steg i rätt riktning för att eliminera problem som i de två styckena ovan, är att nyttja ICE-metodiken.

”ICE möjliggör en effektivare projekteringsprocess med en högre grad av resursutnyttjande. Det är ett transparent genomförande av projekteringen genom att projektteamet, inkl. beslutsmässig bemanning och beställare, arbetar tillsammans.”

ICE är en viktig grundsten inom VDC och kan ses som ”det nya projekteringsmötet”. I en heldag (eller halvdag i ett mindre projekt) arbetar projektteamet samlokaliserat. Huvudingredienserna är en tydlig agenda, gemensamt framtagna spelregler och lokaler anpassade för metodiken men framförallt en ledare som är duktig på att processleda, planera och följa upp.

Dagen börjar med en gemensam samling för att gå igenom agendan för dagen. Sedan delas den stora gruppen in i mindre grupper. Dessa mindre grupper kommer var och en att ha ett ICE-pass med specifika tydliga syften och mål. Passen går parallellt och det är ledarens ansvar att tillse så att rätt nyckelpersoner hamnar i rätt ICE-pass för att kunna driva respektive fråga framåt. Syftet för passet kan exempelvis vara att fatta ett beslut, svara på en fråga, utföra en granskning eller att planera en viss aktivitet. En gemensam samling avslutar även ICE-dagen där gruppen tillsammans summerar resultatet av respektive ICE-pass, framförallt det som berör resten av gruppen.

ICE-dagar kan jämföras med ett dragspel – växlande mellan att dra isär och föra samman organisationen.

 

En medarbetare på Tyréns har nyttjat ICE-metodiken och har en del tips och slutsatser att dela med sig av.

  • Större lösningsfokus samt engagemang hos såväl beställare, nyttjare och projektörer.
  • Tydligt vem som äger en fråga samt vem som ska besvara den – detta förebygger att en fråga eventuellt faller mellan stolarna.
  • Nyttjare (som vanligtvis inte är vana vid att närvara i projekteringsfasen) har uttryckt att de känner sig delaktiga och får en bättre förståelse för frågor och vilka beslut som tas – de får en bättre helhetssyn av slutprodukten.
  • Beställare anser att det blir bättre (effektivare) möten och de får en insikt i vad de faktiskt ska besluta om.
  • Skapar en delaktighet hos samtliga roller i projektet – gruppen delar samma helhetsbild av slutprodukten genom hela processen.
  • Involvering
    • Teknikområden sitter inte och väntar på att bli inkallade; måste hela tiden aktivt följa processen.
    • Inget teknikområde faller mellan stolarna

Alla kritor i asken bör och ska användas.

 

  • Vissa konsulter har varit tveksamma inledningsvis men det har släppt efter något/några möten då man har insett fördelarna med metodiken.
  • I ett projekt fortlöpte projekteringen samtidigt som produktionen var igång. Den effektiva processen underlättade planering av projektering och var synkroniserad med entreprenörens produktionsordning – entreprenören fick rätt handlingar i rätt turordning.
    • Förståelsen och kommunikationen mellan beställare, projektörer och entreprenör var mycket god.
  • Viktigt att tänka på sin dokumentation
    • krav på dokumentation och spårbarhet exempelvis via ABK.

”Största pessimisten först var jag själv” säger medarbetaren.

Ett mångfacetterat, sammansvetsat team som kan plockas isär och sättas samman i olika konstellationer beroende på fråga som ska lösas är A och O.

Så, nu har ni universallösningen för möten och hur man arbetar tillsammans. Skämt åsido är detta som med allt annat, övning ger färdighet och allt kan alltid bli bättre. Viktigt också att komma ihåg att det inte är allt eller inget, det går alltid att anpassa metodiken efter storlek på projektet samt resurser. Det gäller att våga prova och våga att misslyckas. Skillnaden här blir att om teamet misslyckas, misslyckas man tillsammans.

Håll utkik på Tyréns kanaler i sociala medier efter nästa inlägg i serien, som kommer att handla om visualisering/digitalisering med hjälp av BIM.

Välj blogg och få våra viktigaste inlägg en gång i veckan direkt till din inkorg