Dansa på deadline med fröken Prokrastinering

I slutet av april anordnade Tyréns yngreråd en lunchföreläsning. Talare var Alexander Rozental, psykolog och författare av boken ”Dansa på deadline”.

Temat för föreläsningen var prokrastinering, ett begrepp som var helt nytt för mig.

Prokrastinering kommer av prefixet pro-, ‘framåt’, och crastinus, ‘till morgondagen’ och handlar om ett uppskjutarbeteende som innebär senareläggning eller undvikande av planerade handlingar, beslut och arbetsuppgifter, trots att vi vet att det kan leda till negativa konsekvenser.

Hans första fråga till publiken var

 Vilka har deklarerat?

Shit tänkte jag och fick för mig att jag var den största prokrastineraren i rummet eftersom de flesta hade deklarerat utom jag (det var ju trots allt slutet av april).

Men även om de flesta i rummet hade just deklarerat så väntar de allra flesta av oss generellt med att ta tag i sådant som egentligen borde fixas direkt. I konsultvärlden pratar man ofta om att man gör 20% av jobbet på 80% av tiden och sedan ska försöka göra resterande 80% av jobbet på 20% av tiden.

Visst finns det vissa fördelar med prokrastinering. Ibland är det till exempel en ren överlevnadsinstinkt att man kan skjuta på något och inte gör allt på samma gång och ibland visar det sig att det där man sköt på inte alls behövde göras i slutändan och man slapp göra onödigt arbete genom att man sköt på det. Men det finns vissa negativa konsekvenser med prokrastinering, särskilt om man är den typen som ligger långt till höger i normalfördelningskurvan, det vill säga den som är mer uppskjutande än normalt.

Oftast är inte det dåliga med prokrastinering att själva slutresultatet blir dåligt. Många av oss klarar av att jobba under tidspress och levererar med kvalitet ändå. Det negativa med patologisk prokrastinering är exempelvis att vi blir stressade av att skjuta på saker eller att vi skjuter på att laga det läckande taket, att vi skjuter på att gå till läkaren trots att vi mår dåligt och så vidare. Det är där som den stora risken med ett uppskjutandebeteende ligger.

Rozental beskrev att man kan undvika prokrastinering genom att höja motivationen inför det man borde göra. På så vis minskar risken att man skjuter på det. För att göra det behöver man först förstå vad som ligger bakom motivation:

Motivationsekvation

För den som känner sig ringrostig på matematik betyder detta kort och gott:

  • Hög förväntan: större motivation
  • Högt värde i att utföra uppgiften: större motivation
  • Om man är väldigt impulsiv och lätt distraheras: mindre motivation
  • Om resultatet ligger långt fram i tiden: mindre motivation

Just förväntan och värde känns svårt att skruva på om ekvationen ska appliceras på en konsulttjänst, men impulsivitet och tid är två faktorer som borde kunna minskas för att höja motivationen och minska prokrastineringen.

Impulsivitet

Om impulsivitet är hur lätt vi följer distraktioner så gäller det att ta bort distraktionerna. När i tiden vi blir motiverade till att göra vår uppgift beror på vilka frestelser vi ställs inför på vägen. Ju större frestelser vi möter, desto senare kommer vi att hitta motivation att prioritera uppgiften.

Frestelser

Rozental menade att man gjort studier som visar att en tjänsteman i snitt störs av något var tionde minut, exempelvis en facebook-notis på telefonen. Efter varje störning tar det femton minuter att komma tillbaka till samma arbetstempo man hade innan störningen (räknat i antal ord skrivna per minut). Jag påpekade att om detta är sant så är vi som bäst under de första tio minuterna av dagen och därefter blir vi allt sämre efter varje störning (eftersom det ju tog femton minuter att komma tillbaka till samma arbetstempo och vi i snitt blir avbrutna var tionde minut, alltså innan vi hinner komma tillbaka till det tempot igen). Rozental verkade inte ha tänkt på detta tidigare när jag lyfte frågan, men om mitt resonemang stämmer är det ju av extra stor vikt att ta bort distraktionerna om vi ska klara av att hålla någon typ av effektivitet i arbetet i slutet av dagen. Rozentals tips för att minska distraktionerna var att:

  • Kolla igenom batterianvändningen på telefonen och identifiera vilka appar som använder mest av din batteritid. Det här är en självskattning. Är det till exempel brukligt att facebook tar mest av batteritiden på din jobbtelefon?
  • Stäng av notiser när du vill arbeta fokuserat med något, förslagsvis för de appar som använder mycket av din batteritid och som inte borde det.
  • Ladda ner appar som tex focus keeper eller andra appar som följer den så kallade Pomodorotekniken och arbeta i intervaller med korta pauser.

Batterianvändning

Tid

För att vi ska känna oss motiverade gäller det att ha sikte på målet. Om målet ligger för långt fram i tiden kommer motivationen inte träda i kraft förrän närmare inpå målet. För att höja motivationen ska vi därför använda oss av delmål. Det gör att vi flyttar målet närmre oss och att motivationen inträffar tidigare. Se därför till att belöna steg mot målet också och inte enbart belöna dig när du passerat målsnöret.

Delmål är målet

I dag lever vi i ett samhälle där vi är mer tillgängliga än någonsin och där familj och vänner räknar med att de alltid kan nå oss. Samtidigt lever vi i ett samhälle som i många sammanhang är allt mer isolerat, där folk socialiserar över appar istället för öga mot öga och där man till exempel ”slipper” möta blicken på nästan en miljon resenärer i SL-systemet varje dag för att alla stirrar på sina skärmar istället för att se varandra. Vi lever i ett samhälle som är framgångsfokuserat och där alla vill se lyckade ut på sina instagramkonton vilket skapar en stress och en känsla av otillräcklighet hos många. Därför tycker jag att det utöver prokrastinering finns andra anledningar och fördelar med att begränsa sin telefontid och sätta delmål för livet. Så stäng av mobilen och se varandra.

Trevlig helg!

Välj blogg och få våra viktigaste inlägg en gång i veckan direkt till din inkorg